Word ‘de İmza Ekleme Çeşitleri

Bir Word belgesine imza nasıl eklenir?

          Çoğu kişi için teklifler, sözleşmeler ve diğer satış belgeleri yazmak için  el ile imzalama ve tarama zahmetine girmeden imzalarını hızlı ve kolay bir şekilde eklemek istemeleri anlaşılabilir bir durumdur.

Kısaca elektronik imza nedir?

Elektronik imza, tipik fiziksel imzanın basitçe dijitalleştirilmiş bir biçimidir, bu da bir belgeyi çevrimiçi olarak imzalamayı zahmetsiz hale getirir. Geleneksel ıslak mürekkep imzası gibi, e-imzalar da çoğunlukla imzalayanın söz konusu belgeyi resmi olarak onayladığının kanıtı olarak kullanılır.

Ayrıca, birçok kişi elektronik imzaların belgeleri daha profesyonel hale getirdiğini fark eder, bu da kurumsal dünyada doğru imajı sunmaya çalışırken çok önemlidir.

Neden elektronik imzalar kullanılıyor?

Belgeleri yazdırmanız, imzalamanız, taramanız ve ardından diğer ilgili taraflara göndermeniz gerekmediğinden, elektronik imzaların kullanımı ıslak mürekkepli imzalara kıyasla oldukça hızlıdır. Yalnızca bir kez e-imza oluşturmanız gerekir ve daha sonra her zaman bunu gelecekteki belgelere kolayca ekleyebilirsiniz.

E-imzalar, imzalı belgeleri sık sık göndermek isteyenler için kullanışlıdır. Sözleşme yöneticileri, satış ekipleri ve hemen hemen her işletme sahibi, bunların kullanımından büyük ölçüde yararlanabilir. Uygun şekilde kullanıldığında, bir e-imza, bir kalem ve kağıt imza gibi yasal olarak bağlayıcı ve güvenlidir.

Word’e e-imza eklemenin önemi?

MS Word, dünya çapında bireyler ve işletmeler tarafından belge oluşturmak için kullanılan, evrensel olarak kabul edilmiş bir kelime işlemci yazılımıdır. Çok yaygın olarak kullanıldığından, birçok kişi belge işlemlerinin hızını artırmak için Word biçimindeki belgelere e-imza eklemeyi tercih ediyor.

Ancak, bu en belirgin fayda olsa da, herhangi bir işlem yapmadan önce e-işaretlerin kullanımını desteklediğinizden emin olun.

Microsoft Word kullanarak e-imza nasıl oluşturulur?

1.) İmleci, imzanızın Word belgenizde tam olarak görünmesini istediğiniz yere yerleştirin.

2.) Ekle sekmesine gidin. ” Metin ” altında ” İmza Listesi ” ni ve ardından ” Microsoft Office İmza Satırı ” nı tıklayın . “

3.) Açılan ” İmza Kurulumu ” penceresinde görünen tüm gerekli alanları doldurun . Bittiğinde ” Tamam ” a basın .

4.) Belgedeki imza kutusuna sağ tıklayın.

• Bilgisayarınıza önceden kaydettiğiniz bir imzanın görüntüsünü seçmek için ” Görüntü Seç “ i tıklayın .
• Alternatif olarak, bir dokunmatik ekran kullanıyorsanız, imzanızı fiziksel olarak kutuya elle çizebilirsiniz.

1.) Hazır olduğunuzda, belgeyi imza talep ettiğiniz kurum veya kişiyle paylaşın.

Belgeyi alacak kişi sizseniz, imzayı tamamlamak için aşağıda vurgulanan adımları izleyin:

2.) Belgeyi açtığınızda, üst menü çubuğunda belgenin bir imza gerektirdiğini belirten sarı bir bildirim çubuğuyla uyarılırsınız.

3.) Sarı bildirim çubuğunda ” İmzaları Görüntüle “ yi seçin.

4.) İmzanızı dahil etmek için ” X “ işaretinin yanındaki çift tıklayın.

5.) İmzanızı sembolize etmek için adınızı yazabileceğiniz veya bilgisayarınızdan bir resim yükleyebileceğiniz bir işaret kutusu görünecektir.

6.) Hazır olduğunuzda ” “ düğmesini tıklayın

7.) Diğer tarafa geri göndermek.

      Fark ettiğiniz gibi, belgeleri MS Word kullanarak çevrimiçi olarak imzalamak mümkün olsa da, imza kurulumu uzun soluklu bir süreç olabilir.

İmzalar için Microsoft Word kullanmanın sınırlamaları

Microsoft Word, çevrimiçi bir imza çözümü olarak tasarlanmamıştır ve dijital olarak imza ekleyebildiği halde, işlevsellikte bazı açık boşluklar vardır ve bu da potansiyel faydalarını sınırlar. Bununla birlikte, MS Word kullanmanın en büyük sınırlaması, diğer gelişmiş belge imzalama yazılımının yapabildiğini kolayca yapamamasıdır.

Sözleşmeler veya anlaşmaların genellikle imzalar için diğer ilgili taraflara (alıcılara) gönderilmesi gerekir. Bahsettiğimiz gibi, imza meşruiyet katmak ve üzerlerinde yazılan içeriği onaylamak içindir. Şimdi, kuruluşunuzun potansiyel müşterilere veya müşterilere bir iş teklifi göndermek istediğini hayal edin. Önce bir belge hazırlamanız, elektronik olarak imzalamanız ve sonra belki düzinelerce alıcıya göndermeniz gerekir.

Bu alıcılar bunu okumalı, ilgilenip ilgilenmediklerine karar vermeli, imzalamalı ve geri göndermelidir. Çevrimiçi bir imza aracı olsaydı, belgeyi hızlı bir şekilde hedefler listesine gönderebilir ve ardından her alıcının belgeyi imzalamadan önce belgeyle nasıl etkileşim kurduğunu izleyebilirsiniz. Bakın… MS Word ile bu mümkün değildir.

MS Word’ün bir diğer önemli dezavantajı, belgelere e-imza eklemek söz konusu olduğunda yeterince hızlı olmamasıdır. Bu, imzalanması gereken belgeleri neredeyse hiç göndermeyenler için büyük bir sorun olmayabilir; ancak, çok sayıda belge gönderen departmanlar ve kuruluşlar için Word’ü kullanmak çok yorucu olabilir.

Belgeleri elektronik olarak oluşturmaya ve imzalamaya adanmış çeşitli platformlar mevcuttur. Bu platformlar, genellikle e-imza oluşturmayı kolaylaştıran çok daha geniş bir pratik özellikler yelpazesi sunar. Örneğin eSign Genie, kaliteli ve profesyonel sözleşmelerin oluşturulmasını hızlandırmak için kullanıcılara çeşitli iş kullanım durumlarına göre özelleştirilmiş muazzam bir şablon veritabanı sunar. Bir e-işaret eklemek, bu özel çevrimiçi imza yazılımında basittir, kullanıcı dostu arayüzler ve tek tıklamayla ekleme genellikle desteklenir.

Belge imzalandığında, doğrudan yazılım üzerinden ilgili taraflara gönderilebilir. Bir alıcının her belge için ne kadar süre harcadığı, bir imzayı yürütmek için geçen süre ve daha fazlası gibi izleyici ölçümleri toplanır ve gönderene otomatik olarak iletilir. Bu bilgi, müşterileri için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını açıkça gösterir ve kuruluşların belgelerinde ince ayar yapmalarına ve zaman içinde etkinliklerini artırmalarına yardımcı olur.

Bu güçlü özellikler, özelleştirilmiş çevrimiçi imza yazılımına yatırım yapmanın, tüm belge yönetimi sürecinizi elektronik olarak imzalama ve düzene sokma şeklinizde devrim yaratabileceği anlamına gelir.